Uitzonderingsmaatregelen i.v.m. corona bij audits voor CKB certificaathouders per 15 april 2021

Door het uitbreken van het Coronavirus COVID-19 virus in Nederland, heeft de Nederlandse overheid een aantal maatregelen afgekondigd. Deze overheidsmaatregelen zijn nodig om verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. Hierdoor kan het zijn dat audits niet altijd op de normale wijze kunnen worden uitgevoerd. Voornamelijk omdat audits niet volledig kunnen worden afgerond, omdat procesaudits niet kunnen plaatsvinden.

Om certificatie van certificaathouders niet in gevaar te brengen, zijn er een aantal maatregelen beschreven. Deze vloeien voort uit de wijze waarop de RvA omgaat met de huidige situatie. Dit is beschreven in het document RvA-T051.

Het document is in overeenstemming met IAF ID3:2011 opgesteld. Op basis hiervan zijn uitzonderingsmaatregelen vastgesteld voor CKB. Het Coronavirus COVID-19 valt onder de definitie van een buitengewone gebeurtenis of omstandigheid.

Het bestuur van de CKB is op 8 april 2021 akkoord gegaan met onderstaand voorstel van de CKB certificerende instellingen. Dit voorstel is een aanpassing van het voorstel van de Certificerende Instellingen CKB van 25 maart, 20 april en 20 oktober 2020. Het besluit van 8 april 2021 vervangt het besluit van 25 maart, het besluit van 20 april en het besluit van 20 oktober 2020.

De uitzonderingsmaatregelen zijn afhankelijk van uw certificerende instelling. In het kader van CKB zijn dit Aboma Certificering, Bureau Veritas of KIWA. Indien zaken niet volledig duidelijk zijn, neemt u contact op met de contactpersoon van uw certificerende instelling.

Uitzonderingsmaatregelen

Initiële certificatie en scope uitbreiding

Zolang het, vanwege deze buitengewone situatie, niet mogelijk is het managementsysteem en de werkzaamheden in het kader van CKB te beoordelen, is afronden van een volledige initiële certificatie of scope uitbreiding in principe niet mogelijk. Daar waar het mogelijk is gebruik te maken van remote audittechnieken, is het toegestaan deze in te zetten.

Hercertificering en opvolgingsaudits

Indien hercertificering of opvolgingsaudits als gevolg van de maatregelen niet of niet volledig kunnen worden uitgevoerd, mag de uiterste datum voor het afronden van de opvolgingsaudit, of het uitgeven van het nieuwe certificaat met maximaal zes maanden worden uitgesteld. Dit geeft de mogelijkheid om audits en eventuele locatiebezoeken uit te stellen.  Voor het verlenen van uitstel zijn de volgende eisen van toepassing:

• Uitstel is alleen tijdelijk toegestaan, zolang de regeling van kracht is en indien er echt geen andere optie is;
• Stichting CKB wordt geïnformeerd over alle voorgenomen uitstelverleningen;
• De uitsteltermijn wordt zo kort mogelijk gehouden en her-certificatie of opvolgingsaudits worden zo snel als mogelijk ingepland zodra versoepeling van de overheidsmaatregelen dit toelaten;
• Bij hercertificatie wordt de "geldig tot"-datum van het originele, te verlengen certificaat als basis genomen voor de geldigheid van het nieuwe certificaat. Het nieuwe certificaat zal dus korter geldig zijn. Een certificaat met originele looptijd van 01-05-2018 tot 01-05-2021 krijgt, na de tijdelijke verlenging een looptijd van 01-05-2018 tot 01-11-2021. Het daarop volgende certificaat krijgt een looptijd van de datum van de certificatiebeslissing (deze moet voor 01-11-2021 liggen) tot 01-05-2024 (let op de van toepassing zijnde versie van de CKB-regeling en de daarbij behorende overgangstermijn);
• Bij een opvolgingsaudit worden voor de volgende opvolgingsaudit de termijnen weer gehanteerd ten opzichte van de uitgiftedatum van het certificaat, hetgeen kan resulteren in een snellere opeenvolging van opvolgingsaudits;
• Indien de uitsteltermijn van zes maanden wordt overschreden, krijgt het certificaat de status verlopen.   

Het toepassen van remote audittechnieken

Voorwaarde voor afronding CKB audits is dat ook het verplichte aantal procesbeoordelingen per jaar heeft plaats gevonden.

Vanuit het Schema CKB wordt voorgeschreven dat deze procesbeoordelingen (fysiek) op locatie plaatsvinden. Omdat het (ook met inachtneming van richtlijnen RIVM) niet in alle gevallen mogelijk blijkt om hieraan te voldoen, kan de situatie zich voordoen dat audits niet geheel afgerond kunnen worden.

Om procesbeoordelingen uit te kunnen voeren en CKB-audits af te kunnen ronden is het toegestaan om remote audittechnieken toe te passen op projecten. Dit houdt in dat de CKB auditor de mogelijkheid heeft om ten behoeve van een procesbeoordeling, deze remote in te vullen in plaats van een fysiek bezoek op locatie. Hierbij kan de keuze gemaakt worden tot het beoordelen van lopende projecten of het beoordelen van afgesloten projecten. In optie 1 lichten we de beoordeling van lopende projecten toe, in optie 2 de beoordeling van afgeronde projecten.

Optie 1: Procesbeoordeling van lopende projecten

Bij de procesbeoordeling van lopende projecten maken auditor en organisatie gebruik van een stabiele, beveiligde beeldverbinding waarbij de auditor kan bijsturen en de uitgevoerde werkzaamheden op afstand kan beoordelen.  Aan het inzetten van deze optie zijn een aantal voorwaarden verbonden:

1. (Aspirant) Certificaathouder dient aannemelijk  te maken dat bezoek op een lopend project op locatie i.v.m. COVID-19 niet mogelijk is.
2. Hiervan dient een schriftelijke onderbouwing te worden overlegd aan de certificerende instelling. Deze onderbouwing maakt voor de certificerende instelling onderdeel uit van de certificatiebeslissing;

Voorbeeld van toegestane technieken zijn (maar niet gelimiteerd tot):

• Microsoft Teams video conferencing
• Skype beeldbellen
• WhatsApp beeldbellen
• Zoom video conferencing
• Google Meeting

De auditor en zijn technical reviewer geven een oordeel over of het beeld van het project voldoende is geweest. Als dat het geval is, schakelt de auditor deze projectbeoordeling gelijk aan een fysieke beoordeling en loopt het proces mee in het afgesproken stramien van beoordelingen. Indien de conclusie is dat het beeld onvoldoende was of er nog onduidelijkheden zijn, schakelt de auditor de procesbeoordeling gelijk aan die van een afgerond (op basis van documenten beoordeeld) project.

Optie 2: Procesbeoordeling van afgeronde projecten

De procesbeoordeling van afgeronde projecten vindt plaats op basis van documenten en een volledig dossier. Hieraan zijn een aantal voorwaarden verbonden:

1. (Aspirant) Certificaathouder dient aannemelijk  te maken dat bezoek op een lopend project op locatie i.v.m. COVID-19 niet mogelijk is.
2. Hiervan dient een schriftelijke onderbouwing te worden overlegd aan de certificerende instelling. Deze onderbouwing maakt voor de certificerende instelling onderdeel uit van de certificatiebeslissing;
3. In het geval van initiële certificatie en proces uitbreiding mag het project niet ouder zijn dan 3 jaar en 50% van de projecten mag niet ouder zijn dan 1 jaar.
4. In het geval van her-certificatie / opvolgaudit mag het te beoordelen project mag niet ouder dan 1 jaar zijn.
5. De Remote beoordeelde processen op basis van dossier-onderzoek dienen bij de eerst volgende procesbeoordeling van het betreffende proces in de praktijk te worden beoordeeld.

Aanpassingen gedaan naar aanleiding van conclusie uit de aanpassingen van T051 door RvA d.d. 03-11-2020. Tevens aanpassingen naar aanleiding van overleg CI-en d.d. 08-04-2021.